Dokumentenmanagement mit der DOCBOX®
DOCBOX®, die revisionssichere digitale Archivierung
Die DOCBOX® ist ein Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie alle Dokumente (z.B. Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge, Dateien und vieles mehr) digital für Ihre Unternehmensprozesse bereitstellen können.
Bereits die Basisversion DOCBOX® Professional enthält alle wichtigen Funktionen für die revisionssichere digitale Archivierung. Zusätzlich kann das DMS flexibel durch Zusatzmodule erweitert und jederzeit funktional an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.
Jeder Mitarbeiter hat sofortigen Zugriff auf die Informationen, die er benötigt und kann den Standort und den Status von Dokumenten recherchieren.
Vorteile der DocBox
EFFIZIENT
Die DOCBOX® befreit Sie von der täglichen Papierflut und erleichtert den Unternehmensalltag spürbar. Maßgeschneiderte Module optimieren Ihre dokumenten-basierten Prozesse. Ihre Fragen werden kompetent durch uns oder einen qualifizierten DOCBOX® Fachhandelspartner beantwortet.
BLITZSCHNELL
Die integrierte OCR-Software liest und indiziert den gesamten Dokumententext bereits beim Archivieren. Schon bei der Eingabe weniger Zeichen werden, vergleichbar einer Suchmaschine im Internet, die Dokumente blitzschnell gefunden. Eine Verschlagwortung ist nicht notwendig, aber möglich.
REVISIONSSICHER
Wie in den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchhaltungssysteme" (GoBS) gefordert, werden die Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß und verlustfrei reproduzierbar gespeichert.
EINFACH
Die DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle, einfache Installation und Handhabung aus. Schon kurze Zeit nach der wenige Minuten dauernden Installation und einer Kurzeinweisung können Sie die DOCBOX® in Ihrem Unternehmen einsetzen.
DOCBOX Infovideo
Die DOCBOX® sorgt für sofortige Verfügbarkeit der Dokumente.
Ihre DOCBOX® lässt sich in nahezu jede Anwendung integrieren, wie Ihre Lohnbuchhaltung, Ihr Warenwirtschaftssystem, Ihr Buchhaltungsprogramm, Ihre Microsoft Applikationen, die DATEV-Anbindung oder Ihr E-Mail-Programm.
Auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Zusatzmodule, wie z.B. Outlook-Connect, EasyConnect oder das Stempel-Modul ergänzen und unterstützen Ihre tägliche Arbeit zusätzlich.
Elektronische Archivierung
Mit Ihrer DOCBOX®
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- verfügen Sie über eine revisionssichere Dokumentenablage,
- senken Sie Ihre Kosten und Unternehmensrisiken,
- sind Sie, Dank mobile Client, unabhängig von Ort und Zeit.
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Ihr DMS erfüllt die rechtlichen Vorgaben in Deutschland und entspricht darüber hinaus auch internationalen Standards.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Notizen zu einem Dokument zu erstellen, zu bearbeiten und auch wieder zu entfernen. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert.
Sicherheit und Datenschutz
Was ist eine revisionssichere Software?
Die unterschiedlichsten Bereiche eines Unternehmens erstellen täglich Dokumente und Akten, die später kopiert, weiter-verteilt und gesammelt werden.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen werden auch besonders sensible Informationen wie Personalakten als kritische Informationen eingestuft, die einen sorgfältigen Umgang und eine sichere Aufbewahrung erfordern.
Eine Software wird als revisionssicher bezeichnet, wenn aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente nach gesetzlichen Vorgaben und Pflichten archiviert werden.
Mit Ihrer Verfahrensdokumentation können Sie nachweisen, dass die Anforderungen des HGB, der Abgabenordnung, den GoBS und den GoBD für die Aufbewahrung von Daten erfüllt sind.
DOCBOX® in der Cloud
Was bedeutet das für Sie?
Alle Dokumente liegen auf einem dedizierten Server im ISO-zertifizierten Rechenzentrum, jeder DOCBOX®-Kunde verfügt über eine eigene Datenbank.
In der Cloud sind Ihre Dokumente
- Ausfallsicher
- Zertifiziert
- nach deutschem Datenschutz im Rechenzentrum gespeichert
- revisionssicher
- schnell wiederauffindbar
- absolut identisch zur serverbasierten Inhouse-Lösung (On-Premise)
- die DOCBOX® aus der Cloud ist immer in der aktuellsten Version inklusive aller Updates verfügbar
Der Umzug in die Cloud ist jederzeit möglich, selbstverständlich auch in umgekehrter Richtung.
DOCBOX® Inhouse
Nur begeisterte Mitarbeiter, Chefetage und IT!
Das Dokumentenmanagementsystem, das sich ohne großen Aufwand so verändern lässt, passt genau zu Ihren Bedürfnissen.
Die herausragenden DOCBOX® Attribute:
- Schnelle Installation
- einfache Bedienung
- sofortige Produktivität
- Flexibilität
- bereits die Basisversion der DOCBOX® ist mit vielen Funktionen zur revisionssicheren elektronischen Dokumentenverwaltung ausgestattet
- produktiver Einsatz in Unternehmen, bei Behörden und anderen Institutionen, ganz egal in welcher Branche oder Größenordnung
- Durch eine leistungsfähige OCR-Software, die den gesamten Text nach den eingegebenen Ausdrücken oder Zahlenfolgen durchsucht, können die Dokumente jederzeit blitzschnell gefunden und angesehen bzw. weitergereicht werden.
Was ist ein papierloser Workflow?
Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systeme (DMS)
Sie suchen ein Dokumentenmanagementsystem, dass sich ohne großen Aufwand an Ihre Workflow-Prozesse anpassen lässt?Dann sind Sie bei der DOCBOX® genau richtig.
Geeignet für nahezu allen Branchen und allen Größenordnungen - von Einzelunternehmen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu globalen Konzernen.
Was begeisterte Kunden sagen...
"Das Arbeiten mit der Software ist schnell zu erlernen, was in unserem Unternehmen auch keine Probleme verursacht hat. Alles in allem ist die DOCBOX®, in der die Dokumente auch blitzschnell wieder gefunden werden, ein im Preis-Leistungsverhältnis top Produkt, das unsere "Aktenberge" nach und nach schmelzen lässt!"
"Einfache Bedienung, übersichtliche Oberfläche, klare Prozessabläufe und für uns sehr wichtig, endlich ein zentrales Tool, indem wir unsere Projektverwaltung durchführen können."
"Ein abschließender Fazit der Mitarbeiter: „einfach und schnell“.
Hervorragende Lösungen wie automatische Archivierung, direkter Zugriff auf Archivbelege aus der FIBU und verständlicher Administration! Ich hatte die Befürchtung, dass das Programm eventuell durch eine zu große Datenmenge langsam werden könnte. Dies ist überhaupt nicht der Fall."
Automatisierte Geschäftsprozesse
Wiedervorlage - Termine immer im Blick
Digitale Stempel
Speichern von Zusatzinformationen
Aufbewahrungsfristen einhalten - Dokumentenklassifizierung
Ausdrucke direkt archivieren
E-Mail einfach und sicher archivieren
Outlook Connect - E-Mails per Drag & Drop archivierenIhre Ansprechpartner:
Wenden Sie sich bei Anfragen oder zur Einholung von Informationen rund um die DOCBOX® direkt an unsere kompetente Beratung und zuverlässigen Service.
Markus Frankenne
Geschäftsführung
Tel.: 0241 / 301 301
E-Mail: info@frankenne.de
Felix Frankenne
Geschäftsführung
Tel.: 0241 / 301 301
E-Mail: info@frankenne.de
Mario Unger
Verkaufsleiter Gewerbekunden
Tel.: 0241 / 301 30 22
E-Mail: unger@frankenne.de
Christel Sauer
Außendienst
Tel.: 0241 / 301 30 31
E-Mail: sauer@frankenne.de
Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren Experten!
Kostenfreie DOCBOX® Webinare
Sehen Sie sich eines der Webinare an!
Grundlagen DOCBOX®
Aufzeichnung | Dauer: ca. 60 Minuten
Inhalt:
- allgemeine Vorstellung der DOCBOX®
- Dokumente revisionssicher archivieren
- Belege bearbeiten mit Stempeln und Notizen
- Wiedervorlagen erstellen
Prozessoptimierung
Aufzeichnung | Dauer: ca. 60 Minuten
Inhalt:
- Belegfluß am Beispiel Eingangsrechnungen und Reisekosten
- Workflows einfach einrichten
- schneller und produktiver arbeiten
- Automatisierungsmöglichkeiten
DOCBOX® Administration
Aufzeichnung | Dauer: ca. 45 Minuten
Inhalt:
- Ersteinrichtung
- Benutzer und Gruppen pflegen
- Parametrisierungsmöglichkeiten
- Direktdrucker und Druckerkonfiguration
- Anbindung E-Mail
Die DOCBOX® kostenfrei testen!
Wir legen allergrößten Wert darauf, Ihnen die für Ihr Unternehmen maßgeschneiderten Lösungen anzubieten, Sie zu begleiten und Ihre DOCBOX® optimal auf Ihre individuellen Bedürfnisse abzustimmen.
Wir bieten Ihnen eine kostenfreie Teststellung von 30 Tagen an.
Downloads
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